برای دعوت همکار در نقطه‌فون، از صفحهٔ «اعضای تیم» روی «دعوت همکار» بزنید، «شمارهٔ موبایل» را وارد کنید، نقش مناسب (مدیر، سرپرست، اپراتور یا کارمند) را انتخاب کنید و در صورت نیاز «ساخت داخلی برای این همکار» را روشن بگذارید. سپس با «ارسال دعوت»، لینک دعوت پیامک می‌شود یا اگر همکارتان از قبل حساب دارد، مستقیم به تیم اضافه می‌شود.
در ویدیوی بالا همین مسیر را روی یک کلینیک نمونه می‌بینید. در ادامه همان گام‌ها را با همان برچسب‌های پنل مرور می‌کنیم و کنار هر مرحله، نکته و اشتباه رایج آن را هم می‌آوریم.
قبل از شروع: صفحهٔ «اعضای تیم» چه چیزی را نشان می‌دهد؟
صفحهٔ «اعضای تیم» جایی است که همکاران کسب‌وکارتان را می‌بینید، به هر کدام نقش می‌دهید و برایشان داخلی می‌سازید. داخلی شمارهٔ کوتاهی است که هر همکار درون مجموعه دارد و تماس‌ها با آن به او می‌رسد.
در فهرست این صفحه، هر همکار با سه مشخصه دیده می‌شود: نقش، شمارهٔ موبایل و داخلی. در ویدیو کلینیک نمونه چهار عضو دارد و ما می‌خواهیم عضو پنجم، یعنی نگار منشی پذیرش، را اضافه کنیم.
خلاصهٔ کار این است: ابتدا تفاوت نقش‌ها را بشناسید، بعد فرم را باز کنید، شماره و نقش را بدهید، داخلی بسازید و در آخر دعوت را بفرستید.
هر نقش به چه چیزهایی دسترسی دارد؟
انتخاب نقش مهم‌ترین تصمیم هنگام دعوت است، چون تعیین می‌کند همکار در پنل چه چیزهایی را ببیند. کادر «نقش‌ها و دسترسی‌ها» در همین صفحه توضیح می‌دهد هر نقش به چه چیزهایی دسترسی دارد. جدول زیر همان توضیحات را خلاصه کرده است:
| نقش | دسترسی | مناسب چه کسی؟ |
|---|---|---|
| مالک | دسترسی کامل، حتی پرداخت‌ها و حذف کسب‌وکار | صاحب کسب‌وکار |
| مدیر | مدیریت همه‌چیز جز پرداخت | مدیر داخلی مجموعه |
| سرپرست | دیدن همهٔ تماس‌ها و گزارش‌ها، شنود و نجوا | مسئول پذیرش یا سرپرست تیم |
| اپراتور | تماس‌های خودش، CRM و کنسول اپراتور | منشی و پاسخ‌گوی تماس‌ها |
| کارمند | فقط تماس‌ها و موارد خودش | همکاری که به دید کلی نیاز ندارد |
مالک و مدیر
«مالک» دسترسی کامل دارد؛ حتی به پرداخت‌ها و حذف کسب‌وکار. «مدیر» همه‌چیز را مدیریت می‌کند، به‌جز پرداخت. در ویدیو برای دعوت، یکی از چهار نقش مدیر، سرپرست، اپراتور یا کارمند انتخاب می‌شود.
سرپرست
«سرپرست» همهٔ تماس‌ها و گزارش‌ها را می‌بیند و می‌تواند شنود و نجوا کند. شنود یعنی سرپرست به مکالمهٔ جاری یک همکار گوش دهد. نجوا یعنی در همان مکالمه فقط به همکار پیام بدهد، بدون اینکه مشتری بشنود. برای تیم‌های پاسخ‌گویی پرتماس، این نقش به آموزش و کنترل کیفیت کمک می‌کند. اگر به کار گروهی با صف و گزارش عملکرد نیاز دارید، صفحهٔ نرم‌افزار کال‌سنتر ابری را ببینید.
اپراتور و کارمند
«اپراتور» برای منشی مناسب است: تماس‌های خودش، CRM و کنسول اپراتور. «کارمند» فقط تماس‌ها و موارد خودش را می‌بیند. تفاوت این دو در این است که اپراتور برای پاسخ‌گویی روزانهٔ تماس‌ها ابزار کامل‌تری دارد.
مرحلهٔ ۱: چطور فرم «دعوت همکار» را باز کنیم؟
- وارد صفحهٔ «اعضای تیم» شوید.
- روی دکمهٔ «دعوت همکار» بزنید.
- فرم «دعوت همکار» باز می‌شود.
منطق دعوت ساده است:
- اگر همکارتان در نقطه‌فون حساب داشته باشد، مستقیم به تیم اضافه می‌شود.
- اگر حساب ندارد، لینک دعوت برایش پیامک می‌شود.
پس لازم نیست از قبل بدانید همکارتان حساب دارد یا نه؛ پنل بر اساس شمارهٔ موبایل خودش تصمیم می‌گیرد.
مرحلهٔ ۲: شمارهٔ موبایل و نام همکار را چگونه وارد کنیم؟
«شمارهٔ موبایل» (اجباری)
اول «شمارهٔ موبایل» همکار را وارد کنید. این فیلد اجباری است و دعوت به همین شماره می‌رسد. در ویدیو شمارهٔ نگار را می‌نویسیم، چون قرار است او منشی پذیرش کلینیک باشد.
نکته: پیش از رفتن به فیلد بعدی، رقم‌های شماره را یک بار با شمارهٔ ذخیره‌شدهٔ خودتان در گوشی مقایسه کنید.
اشتباه رایج: وارد کردن شمارهٔ دوم یا شمارهٔ قدیمی همکار، یا شمارهٔ شخص دیگری. چون دعوت به همین شماره می‌رسد، شمارهٔ اشتباه یعنی دعوت به دست فرد اشتباه می‌رسد.
«نام» (اختیاری)
در فیلد «نام» اسم همکار را می‌نویسیم تا در دعوت‌نامه نمایش داده شود. این فیلد اختیاری است، اما با نوشتن نام، همکار دعوت‌نامه را راحت‌تر می‌شناسد و آن را بی‌اهمیت نمی‌پندارد.
مرحلهٔ ۳: نقش مناسب همکار را چطور انتخاب کنیم؟
قاعدهٔ ساده این است: نقش را بر اساس کار روزانهٔ همکار انتخاب کنید، نه جایگاه سازمانی‌اش. ویدیو این قاعده را با چهار مثال از یک کلینیک نشان می‌دهد.
مدیر برای چه کسی؟
«مدیر» را به کسی بدهید که مثل مدیر داخلی کلینیک، همه‌چیز جز پرداخت را مدیریت می‌کند. این نقش برای فردی است که باید تنظیمات و تیم را اداره کند، ولی لازم نیست به بخش پرداخت دسترسی داشته باشد.
سرپرست برای چه کسی؟
«سرپرست» برای مسئول پذیرش مناسب است؛ تماس‌های همه را می‌بیند و می‌تواند گزارش‌ها را بررسی کند. اگر کسی باید بر کیفیت پاسخ‌گویی تیم نظارت کند، این نقش به کار او می‌آید.
کارمند برای چه کسی؟
«کارمند» برای همکارانی مثل دستیار دندان‌پزشک است که فقط به تماس‌ها و پرونده‌های خودشان نیاز دارند. چنین همکاری نیازی ندارد تماس‌های بقیه را ببیند.
اپراتور برای چه کسی؟
نگار منشی پذیرش است، پس «اپراتور» را برایش انتخاب می‌کنیم تا با کنسول اپراتور به تماس بیماران جواب بدهد. کنسول اپراتور صفحه‌ای است که اپراتور در آن تماس‌ها را پاسخ می‌دهد و مشتری را همزمان می‌بیند.
اشتباه رایج: دادن نقش بالاتر از نیاز. مثلاً اگر به منشی نقش «مدیر» بدهید، فقط چون سمتش در مجموعه مهم است، او به بخش‌هایی دسترسی پیدا می‌کند که برای کارش لازم نیستند. بهتر است از نقش محدودتر شروع کنید و در صورت نیاز آن را تغییر دهید.
مرحلهٔ ۴: «سمت» و «ساخت داخلی برای این همکار» چه کاربردی دارند؟
فیلد اختیاری «سمت»
در فیلد «سمت» عنوان کاری همکار را می‌نویسیم؛ در ویدیو «منشی پذیرش». این عنوان در فهرست تیم نمایش داده می‌شود و شناسایی همکار را آسان‌تر می‌کند. وقتی تیم بزرگ‌تر شد، وجود سمت در کنار نام و نقش کمک می‌کند بدانید هر نفر چه کاره است.
گزینهٔ «ساخت داخلی برای این همکار»
این گزینه را روشن بگذارید تا برای همکار یک داخلی خودکار ساخته شود. با این داخلی، او می‌تواند از تلفن تحت وب یا اپ تماس بگیرد. تلفن تحت وب یعنی تلفنی که داخل مرورگر کار می‌کند و نیازی به نصب برنامه ندارد.
اشتباه رایج: خاموش گذاشتن این گزینه برای همکاری که باید تماس بگیرد یا جواب بدهد. در این حالت همکار عضو تیم است، اما داخلی ندارد و برای تماس‌های روزمره باید دوباره سراغ شما بیاید.
برای نگار که باید به تماس بیماران جواب بدهد، این گزینه حتماً روشن می‌ماند.
مرحلهٔ ۵: «ارسال دعوت» را بزنیم، بعدش چه اتفاقی می‌افتد؟
آخرین گام زدن دکمهٔ «ارسال دعوت» است. با آن، دعوت‌نامه برای همکارتان فرستاده می‌شود و بعد از پذیرش، او در فهرست اعضای تیم ظاهر می‌شود. بسته به وضعیت همکار، یکی از دو حالت پیش می‌آید:
- اگر حساب نقطه‌فون ندارد، دعوت‌نامه برایش پیامک می‌شود.
- اگر حساب دارد، مستقیم به تیم اضافه می‌شود.
یک نکتهٔ شفاف دربارهٔ ویدیو: فرم در ویدیو تا مرحلهٔ آماده‌سازی نمایش داده می‌شود و دعوت واقعی ارسال نمی‌شود. وقتی خودتان کار می‌کنید، پس از اطمینان از شماره و نقش، روی «ارسال دعوت» بزنید.
چک‌لیست نهایی پیش از ارسال
- شمارهٔ موبایل: درست و متعلق به خود همکار است.
- نقش: بر اساس کار روزانهٔ او انتخاب شده، نه بالاتر از نیازش.
- داخلی: اگر همکار باید تماس بگیرد یا جواب بدهد، «ساخت داخلی برای این همکار» روشن است.
اگر هنوز حساب ندارید، با ثبت‌نام رایگان با شمارهٔ موبایل شروع کنید و بعد این مراحل را روی تیم خودتان اجرا کنید. برای آشنایی با بقیهٔ ابزارهایی که همکارانتان با آن‌ها کار می‌کنند، همهٔ امکانات نقطه‌فون را ببینید.
