برای تنظیم کسب‌وکار در نقطه‌فون، وارد صفحهٔ «تنظیمات» و تب «کسب‌وکار» شوید و نام، لوگو، حوزهٔ فعالیت، اطلاعات فاکتور و آستانهٔ هشدار کیف پول را ثبت کنید. سپس در بخش «تماس و هوش مصنوعی» گزینه‌های ضبط، تبدیل گفتار به متن، تحلیل و ساخت مخاطب را روشن یا خاموش کنید و در پایان «ذخیرهٔ تنظیمات» را بزنید. کل این کار چند دقیقه بیشتر طول نمی‌کشد، اما تعیین می‌کند فاکتورها، ویجت تماس و رفتار هوشمند تلفن شما چطور کار کنند.
قبل از شروع: صفحهٔ تنظیمات نقطه‌فون چه چیزهایی را یک‌جا مدیریت می‌کند؟
این مطلب همراه ویدیوی آموزشی پنل است. هر گام زیر را با همان ترتیب و همان برچسب‌هایی نوشته‌ام که در ویدیوی بالا می‌بینید، پس می‌توانید هم‌زمان تماشا کنید و تنظیم کنید.
صفحهٔ «تنظیمات» اطلاعات کسب‌وکار و رفتار هوشمند تماس‌ها را یک‌جا نگه می‌دارد. با ورود به آن، تب «کسب‌وکار» باز است و همهٔ تنظیمات اصلی در همین بخش قرار دارد. مثال ویدیو یک کلینیک دندان‌پزشکی است، اما همین مراحل برای هر کسب‌وکار دیگری، از فروشگاه آنلاین تا دفتر حقوقی، یکسان است.
آموزش از سه بخش تشکیل شده است:
- هویت، فاکتور و کیف پول: ثبت نام، لوگو، حوزهٔ فعالیت، اطلاعات فاکتور و آستانهٔ هشدار موجودی.
- تماس و هوش مصنوعی: انتخاب اینکه تماس‌ها ضبط شوند، به متن تبدیل شوند، تحلیل شوند و مخاطب جدید بسازند یا نه.
- ذخیره: اعمال همهٔ تغییرات با یک دکمه.
اگر هنوز پنل ندارید، ثبت‌نام رایگان با شمارهٔ موبایل را انجام دهید و بعد به این راهنما برگردید.
چطور هویت کسب‌وکار (نام، لوگو و حوزهٔ فعالیت) را ثبت کنیم؟
بخش «هویت کسب‌وکار» اولین بخش تب «کسب‌وکار» است. اطلاعاتی که اینجا وارد می‌کنید همان چیزی است که مشتری یا بیمار در فاکتور و ویجت تماس سایت شما می‌بیند.
گام ۱ و ۲: وارد صفحهٔ «تنظیمات» شوید و مطمئن شوید تب «کسب‌وکار» باز است. در ویدیو این تب به‌صورت پیش‌فرض باز می‌شود.
نام کسب‌وکار
گام ۳: در بخش «هویت کسب‌وکار»، فیلد «نام کسب‌وکار» را ببینید. این نام در پنل، فاکتورها و ویجت تماس سایت نمایش داده می‌شود. ویجت تماس همان دکمه‌ای است که روی وب‌سایت شما قرار می‌گیرد تا بازدیدکننده بتواند تماس بگیرد.
نکته: نام را همان‌طور بنویسید که مشتری‌هایتان می‌شناسند. اگر کلینیک شما در محله با نام «کلینیک دندان‌پزشکی مهر» شناخته می‌شود، همان را وارد کنید، نه یک نام اداری یا کوتاه‌شده.
بارگذاری لوگو
گام ۴: با گزینهٔ «بارگذاری لوگو» لوگوی خود را اضافه کنید تا بیماران یا مشتریان برند شما را راحت‌تر بشناسند. اگر فایل لوگو را از قبل آماده کنید، این گام چند ثانیه بیشتر وقت نمی‌گیرد.
حوزهٔ فعالیت
گام ۵: در فیلد «حوزهٔ فعالیت» نوع کار خود را بنویسید. در ویدیو عبارت «دندان‌پزشکی» وارد می‌شود. این اطلاعات کمک می‌کند تحلیل‌های هوشمند با کار شما هماهنگ‌تر باشند.
اشتباه رایج: نوشتن نام موقت یا ناقص، مثلاً «تست» یا فقط یک کلمه، که بعداً روی فاکتور و ویجت سایت دیده می‌شود. اگر پنل را برای آزمایش ساخته‌اید هم بهتر است همان ابتدا نام درست را بنویسید تا بعداً فراموش نشود.
اطلاعات فاکتور را چگونه کامل کنیم؟
بخش «اطلاعات فاکتور» برای صدور فاکتور رسمی است. این بخش را با دقت پر کنید، چون همین اطلاعات روی فاکتورها نمایش داده می‌شود.
نام حقوقی / نام صاحب حساب
گام ۶: برای صدور فاکتور رسمی، «نام حقوقی / نام صاحب حساب» را وارد کنید. اگر کسب‌وکار شما شرکت است، نام شرکت را بنویسید؛ در غیر این صورت نام صاحب حساب را.
شناسه ملی، کد اقتصادی و کد پستی
گام ۷: در صورت نیاز، «شناسه ملی / کد ملی»، «کد اقتصادی» و «کد پستی» را همین‌جا تکمیل کنید. ویدیو تأکید می‌کند که این‌ها بسته به نیاز شما هستند، پس اگر فعلاً لازم‌شان ندارید می‌توانید بعداً برگردید و تکمیل کنید.
تلفن ثابت و نشانی
گام ۸: «تلفن ثابت» و «نشانی» کسب‌وکار را ثبت کنید تا روی فاکتورها درست نمایش داده شود.
جدول زیر فیلدهای این بخش را خلاصه می‌کند:
| فیلد | کاربرد | وضعیت |
|---|---|---|
| نام حقوقی / نام صاحب حساب | صدور فاکتور رسمی | برای فاکتور رسمی لازم است |
| شناسه ملی / کد ملی | نمایش روی فاکتور | در صورت نیاز |
| کد اقتصادی | نمایش روی فاکتور | در صورت نیاز |
| کد پستی | نمایش روی فاکتور | در صورت نیاز |
| تلفن ثابت | نمایش درست روی فاکتورها | ثبت‌شده در ویدیو |
| نشانی | نمایش درست روی فاکتورها | ثبت‌شده در ویدیو |
اشتباه رایج: ناهماهنگی نام حقوقی با مدارک رسمی. پیش از وارد کردن، مدارک خود را کنار دست بگذارید و نام را عیناً از روی آن‌ها بنویسید. برای اینکه بدانید چه اطلاعاتی در مورد شما الزامی است، با حسابدار یا مشاور مالی‌تان هماهنگ کنید.
آستانهٔ هشدار موجودی کم کیف پول را چطور تنظیم کنیم؟
آستانهٔ هشدار موجودی کم مبلغی است که اگر موجودی کیف پول شما به آن برسد، پنل برایتان هشدار می‌فرستد. هدف این است که قبل از تمام شدن اعتبار باخبر شوید و تماس‌ها قطع نشود.
گام ۹: در بخش «کیف پول»، «آستانهٔ هشدار موجودی کم» را تعیین کنید.
گام ۱۰: در ویدیو روی گزینهٔ «۲۰۰٬۰۰۰ تومان» زده می‌شود تا هشدار کمی زودتر ارسال شود.
عدد مناسب برای همه یکسان نیست. منطق انتخاب ساده است:
- اگر روزانه تماس زیادی دارید و اعتبار سریع مصرف می‌شود، آستانهٔ بالاتری بگذارید تا فرصت شارژ داشته باشید.
- اگر حجم تماس کم است، آستانهٔ پایین‌تر هم کافی است.
- به این فکر کنید که شارژ کیف پول معمولاً چقدر طول می‌کشد؛ آستانه باید از زمان لازم برای شارژ بیشتر باشد.
اشتباه رایج: گذاشتن آستانه‌ای خیلی پایین. در این حالت هشدار وقتی می‌رسد که دیگر فرصت شارژ نمانده است و ممکن است در ساعات شلوغ تماس‌ها قطع شود.
در بخش «تماس و هوش مصنوعی» کدام گزینه‌ها را روشن کنیم؟
در این بخش تعیین می‌کنید تماس‌های کسب‌وکارتان چگونه ثبت و تحلیل شوند. همهٔ این گزینه‌ها با کلید روشن/خاموش کنترل می‌شوند و هر کدام را مستقل می‌توانید تنظیم کنید.
ضبط همهٔ تماس‌ها
گام ۱۱: با روشن بودن «ضبط همهٔ تماس‌ها»، فایل صوتی همهٔ تماس‌های ورودی و خروجی نگهداری می‌شود. اگر بعداً بخواهید ببینید اپراتور به یک بیمار چه گفته یا مشتری چه سفارشی داده، فایل صوتی در دسترس است.
تبدیل خودکار گفتار به متن
گام ۱۲: «تبدیل خودکار گفتار به متن» متن کامل هر مکالمه را می‌سازد تا بعداً بتوانید جستجو و مرور کنید. نکتهٔ مهم این است که هزینهٔ آن از سهمیهٔ پکیج شما کم می‌شود، پس اگر حجم تماس بالاست، مصرف سهمیه را زیر نظر بگیرید.
تحلیل هوشمند مکالمه
گام ۱۳: «تحلیل هوشمند مکالمه» برای هر تماس خلاصه، احساس بیمار، نیت تماس و امتیاز اپراتور را آماده می‌کند. نیت تماس یعنی دلیل اصلی تماس‌گیرنده، مثلاً وقت‌گرفتن، پیگیری هزینه یا شکایت.
به‌روزرسانی خودکار CRM با هوش مصنوعی
گام ۱۴: این گزینه در ویدیو فعلاً خاموش است. CRM نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری است که مخاطبان، وظایف و یادداشت‌هایتان را نگه می‌دارد. اگر این گزینه را روشن کنید، وظیفه و یادداشت‌های پیشنهادی بدون تأیید شما ثبت می‌شوند؛ پس فقط وقتی روشنش کنید که به این روند اطمینان دارید.
ساخت خودکار مخاطب
گام ۱۵: با «ساخت خودکار مخاطب»، هر شمارهٔ ناشناسی که با کسب‌وکار تماس بگیرد خودکار به مخاطبین اضافه می‌شود و هیچ بیماری یا مشتری‌ای گم نمی‌شود.
خلاصهٔ گزینه‌ها
| گزینه | کار آن | نکتهٔ استفاده |
|---|---|---|
| ضبط همهٔ تماس‌ها | نگهداری فایل صوتی تماس‌های ورودی و خروجی | بهتر است مشتریان از ضبط مکالمه مطلع باشند |
| تبدیل خودکار گفتار به متن | ساخت متن کامل هر مکالمه برای جستجو و مرور | هزینه از سهمیهٔ پکیج کم می‌شود |
| تحلیل هوشمند مکالمه | خلاصه، احساس مشتری، نیت تماس و امتیاز اپراتور | حوزهٔ فعالیت دقیق، تحلیل را هماهنگ‌تر می‌کند |
| به‌روزرسانی خودکار CRM با هوش مصنوعی | ثبت وظیفه و یادداشت پیشنهادی بدون تأیید شما | در ویدیو خاموش است؛ با دقت روشن کنید |
| ساخت خودکار مخاطب | افزودن هر شمارهٔ ناشناس به مخاطبین | از گم شدن مشتری‌های جدید جلوگیری می‌کند |
درباره امکانات ضبط، متن و تحلیل، توضیح کامل‌تر را در صفحهٔ ضبط مکالمه و تبدیل گفتار به متن می‌توانید بخوانید. اگر می‌خواهید بدانید مخاطبان و وظایف ساخته‌شده کجا مدیریت می‌شوند، صفحهٔ CRM تلفنی را ببینید.
چطور تغییرات را ذخیره کنیم و از اعمال شدن آن مطمئن شویم؟
گام ۱۶: وقتی همهٔ تغییرات آماده شد، روی «ذخیرهٔ تنظیمات» بزنید تا اعمال شوند.
گام ۱۷: پیام «تنظیمات ذخیره شد.» نشان می‌دهد همه‌چیز درست اعمال شده است. از این لحظه تماس‌های کسب‌وکار شما با همین تنظیمات مدیریت می‌شوند.
اشتباه رایج: خروج از صفحه بدون زدن «ذخیرهٔ تنظیمات». قبل از بستن صفحه یا رفتن به بخش دیگر، منتظر دیدن پیام تأیید بمانید.
چک‌لیست نهایی برای مرور:
- «نام کسب‌وکار»، لوگو و «حوزهٔ فعالیت» ثبت شده‌اند.
- «نام حقوقی / نام صاحب حساب» و در صورت نیاز شناسه، کد اقتصادی، کد پستی، تلفن و نشانی کامل است.
- «آستانهٔ هشدار موجودی کم» متناسب با حجم تماس شما تعیین شده است.
- گزینه‌های «تماس و هوش مصنوعی» آگاهانه روشن یا خاموش شده‌اند.
- پیام «تنظیمات ذخیره شد.» دیده شده است.
رایج‌ترین اشتباه‌ها و نکته‌های کاربردی در تنظیمات کسب‌وکار
اگر بخواهیم تجربهٔ این مراحل را در چند جمله خلاصه کنیم، بیشتر مشکلات از همین چند مورد می‌آید:
- اطلاعات ناقص یا موقت: نام یا اطلاعات فاکتور که بعداً روی فاکتور و ویجت سایت دیده می‌شود. همان ابتدا درست و کامل وارد کنید.
- آستانهٔ هشدار نامناسب: عددی که فرصت شارژ نمی‌دهد. آن را بر اساس سرعت مصرف اعتبار خودتان انتخاب کنید.
- نادیده گرفتن هزینهٔ متن: تبدیل گفتار به متن از سهمیهٔ پکیج کم می‌شود، پس مصرف را زیر نظر داشته باشید.
- روشن کردن بی‌توجه CRM خودکار: وظیفه و یادداشت‌ها بدون تأیید شما ثبت می‌شوند. تا وقتی مطمئن نیستید، خاموش بگذارید.
- فراموش کردن ذخیره: بدون «ذخیرهٔ تنظیمات» هیچ تغییری اعمال نمی‌شود.
نقطه‌فون سامانهٔ تلفن ابری ایرانی برای کسب‌وکارهاست و همهٔ این تنظیمات را در یک صفحهٔ تحت وب و بدون نیاز به سخت‌افزار در اختیار شما می‌گذارد. بعد از تکمیل این بخش، گام بعدی آشنایی با همهٔ امکانات و مرور تعرفه‌ها و قیمت پکیج‌ها است تا بدانید سهمیهٔ دقیقه‌ها و پکیج مناسب شما کدام است. اگر هنوز حساب ندارید، ثبت‌نام رایگان فقط با شمارهٔ موبایل انجام می‌شود.
